電話の切り方と締めくくりのマナー｜気持ちよく会話を終えるコツ

電話でのやりとりは、話し始めよりも終わり方のほうが印象に残りやすいと言われます。用件はきちんと伝わったのに、最後が慌ただしかったせいで、なんとなく落ち着かない気持ちが残った。そんな経験がある方もいるのではないでしょうか。ここでは、仕事の電話を気持ちよく締めくくるための流れと、切り方のマナーを順に整理してみます。

用件を確かめてから締める

電話を終える前に、まず話した内容を短く確かめておきましょう。特に、日付や時間、金額、電話番号、人の名前など、聞き違えると困る情報は、こちらから読み上げて確認しておくと安心です。日付は「〇日の月曜日」のように曜日と組み合わせると、思い違いに気付きやすくなります。

「念のため確認させてください」とひと言添えてから復唱すれば、相手を疑っているような印象を与えにくくなります。むしろ、きちんと聞いてくれているという安心感につながります。

次の行動を言葉にしておく

電話のあとに何か動きがある場合は、「誰が」「いつまでに」「何をするか」を言葉にしておくと、行き違いが起きにくくなります。たとえば「では、明日の午前中に、こちらから資料をお送りします」「担当の者から、本日中に折り返しご連絡いたします」といった形です。

折り返しを約束するときは、相手の連絡先と、つながりやすい時間帯もあわせて確かめておきます。また、電話を切ったあとに実際に守れる内容だけを約束することも大切です。その場の勢いで「すぐに」と言ってしまうより、実際に動ける時間を伝えたほうが、結果として相手を待たせずに済みます。

締めのひと言はお礼と名乗りで

用件の確認が済んだら、締めのあいさつに移ります。「お忙しいところ、ありがとうございました」「お電話ありがとうございました」など、時間を取ってもらったことへのお礼を伝えましょう。あわせて、電話を受けた側であれば「〇〇が承りました」と自分の名前を伝えておくと、相手があとで問い合わせるときの手がかりになります。

締めの言葉は、長くなくてかまいません。短くても、はっきりとした声で伝えれば、会話がきちんと終わったことが相手にも伝わります。

どちらが先に切るかの考え方

電話をどちらが先に切るかについては、一般に「かけた側が先に切る」と言われることが多いようです。ただし、相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切るのを待ってから切るという考え方もあり、職場や場面によって扱いはさまざまです。

迷ったときは、相手が切ったのを確かめてから、こちらも切るようにすると無難です。お互いに相手を待ってしまい、少し間が空くこともありますが、数秒待っても切れないようであれば、こちらから静かに切ってもよいでしょう。

切るときの音にも気を配る

電話の最後に「ガチャン」という音が聞こえると、話の内容とは関係なく、冷たい印象を持たれてしまうことがあります。固定電話の場合は、受話器をそのまま置くのではなく、先にフックを指で軽く押さえて通話を切ってから、受話器を戻すと音が立ちにくくなります。

スマートフォンでも、締めのあいさつの途中で終話ボタンを押してしまわないよう、ひと呼吸おいてから操作すると安心です。相手の言葉を最後まで聞き終えてから切る、という意識があれば十分です。

切ったあとのメモまでが応対

電話を切ったら、記憶が新しいうちに内容をメモに残しておきましょう。相手の名前と連絡先、用件、約束したこと、受けた日時を書き留めておけば、あとで確認するときも、ほかの人に引き継ぐときも迷いません。メモには相手の連絡先などの個人情報が含まれるため、机の上に置いたままにせず、職場の決まりに沿って扱いましょう。

伝言を預かった場合は、誰あての、どんな内容なのかを分かりやすくまとめて、早めに本人へ届けます。電話のやりとりは、相手との会話が終わったところで完結するのではなく、約束したことを果たして初めて区切りがつくものです。

会社にかかってくる電話を窓口として受ける仕事そのものについては、以前の記事「電話の受付代行とは？コールセンターが担っている仕事をやさしく整理」でご紹介しています。あわせてご覧ください。

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